外行學會計

Posted by Mr. D-Day
大家或多或少應該都有過記帳的經驗吧?不管是記自己存了多少錢,還是記花了多少錢把妹,或是為了創業,總是可以找到一個理由來幹這件蠢事有意義的事。今天,我這個沒唸過會計學的外行,就嘗試用簡潔的方式跟大家介紹一下怎麼記帳。如各位所知,一般最常見的記法不外乎就是「流水帳」。方式不難,就是每天記下花了多少錢(支出)跟領到多少薪水(收入),下圖顯示出一個典型的流水帳記法:
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這個範例顯示出一位月薪$30,000的上班族(以下簡稱小D),每天花費$180吃飯、$120搭車,外加來一趟花蓮之旅的生活開銷。顯而易見的,105年底的時候,小D身上剩下$39,900。

這三個月,小D總共賺了多少錢呢?

這個問題不太難,基本上把收入一欄直接加總就可以了。不過這邊出現一個小麻煩,10/1的收入$10,000不算是真正的收入,因為是借來的,所以要手動剃除。這樣算下來,小D總共賺了$90,000。

這三個月,小D總共花了多少錢吃飯?

這個開始有點麻煩了,要把每個摘要看起來像吃飯的部分加總一下,那「花蓮之旅-伙食費」算不算在內?會不會今天把它替除,改天想重算一次,結果又不同?

11/30日以前,小D到底欠了多少錢(負債多少)?

欠錢?我要看看一下每一行的摘要。XD

12/31日以後,小D還有沒有欠別人錢?

還有沒有欠錢?ㄜ,你這個問題要等我一下,我得統計一下。

這三個月來,小D總共賺多少錢?

唔?是$39,900嗎?

到這裡,大家或許可以稍微感受一點慌亂。我不是已經記帳了嗎?為什麼要回答這些問題,感覺有些困難。「流水帳」的記帳方式,或許可以幫助我們了解現金剩下多少,但是它並不能幫助我們容易的了解,到底我們賺了多少(收入可能是借來的)、花了多少(支出可能只是還別人錢)、到底都花到哪去了(每次都要看摘要重算頗累的,還可能算錯)。那小D應該怎麼做比較好?

不如嘗試用會計帳看看!

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上圖顯示出,將前面的流水帳改用會計帳處理的結果。第一個觀念是「科目」,簡單來說就是分門別類,在記帳的同時就已經把收入或支出分類好,這會讓之後的統計分析變得容易。科目的種類分為資產、負債、權益、收入、成本、費用、所得稅等類別。這些分類可以讓人容易的概括了解這個帳的狀態,組合一下就可轉成收益表及資產負債表。接著,我們來看一下以下這個公式,它被稱為會計恆等式。

資產 = 負債 + 業主權益

資產、負債很容易理解,那業主權益呢?如果以一間公司來說,業主權益就像是扣掉公司負債後,公司的帳面價值。換個說法,業主權益就包含了當初股東投入公司的資本,以及後來公司的營業收益。譬如,公司成立的資本是50萬,第一年收入10萬,業主權益就會是60萬。接著,我們看一下營業收益的組成。

營業收益 = 收入 – 支出 = 收入 – ( 成本 + 費用 + 所得稅 )

我想這個公式不難,大家應該都很容易理解,比較讓人好奇的是,那成本跟費用的差別是什麼?把支出相關的科目,再分成這兩類的好處是什麼?是為了區分出「營業毛利」及「營業利益」,白話一點說就是「賣產品賺了多少錢」跟「公司賺了多少錢」。因為公司的支出,除了產品的原料及生產成本外,有些花費並不是跟產品直接相關的,例如:研發、行銷。把這兩種花費區分開後,就可以很容易真正的清楚,像「賣這個產品到底賺不賺錢」、「今年比去年少賺是因為生產成本提高還是因為請太多正妹工讀生」這類的事情。大家可以看一下上面的會計帳,平常每個月的交通費,都是放在「5550 製-交通費」,算是上班的成本,但是11/15日去花蓮玩坐火車的錢,可就不是放這個科目,而是改放「6310交通費」,算是額外的費用。

第二個觀念是「平衡」,不知道大家有沒有注意到,流水帳不管支出收入,每筆記帳就一行,而會計帳一筆支出或收入,一張傳票至少都用了兩行。例如,10/1日小D跟爸爸借了$10,000,就分別在「1105現金」及「2995其他負債」都記上$10,000。大家可以回去看一下「會計恆等式」,當現金(資產)增加$10,000的時候,負債是不是也應該增加$10,000,才能夠維持恆等的條件?沒錯,這就是為了「平衡」。接著,我們把會計恆等式稍微變化一下。

資產 = 負債 + 業主權益 = 負債 + 權益 + 收入 – ( 成本 + 費用 + 所得稅 )

資產 + 成本 + 費用 + 所得稅 = 負債 + 權益 + 收入

左邊的科目稱為「借方」,右邊則稱為「貸方」。回到前面的例子,當小D跟爸爸借了$10,000時,表示資產增加了,所以記帳時,要在「借方金額」寫上$10,000;同時,也表示負債增加了$10,000,這時候要在「貸方金額」也寫上$10,000。當傳票有多筆記錄的時候,每張傳票裡,借方金額加總後,應該與貸方金額加總的結果是相等的,這樣就表示這個傳票借貸是平衡的。我們再看另一個例子,小D在12/15的時候,拿了$5,000還給爸爸,所以負債的部份要沖銷$5,000。也就是說資產與負債同時減少了$5,000,記帳的時候,因為資產”減少”了,所以要反過來,在「貸方金額」寫上$5,000;同時,負債也減少了,「借方金額」也要寫上$5,000。如果把分類帳(把相同科目的記錄放在一起的一張表)拿出來看,就會如下面的結果。

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10/1負債增加了$10,000,12/15負債則減少了$5,000,合計後,剩餘的負債就會是$5,000。這邊我們把這個規則做個簡單的整理。

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接著,我們來研究一下損益表,如下圖是小D帳冊的損益表。損益表主要顯示出帳冊的「收入」、「成本」、「費用」三部分的狀況,進而計算出「營業毛利」與「營業利益」,兩者的差別前面已經解釋過,這邊就不再論述。

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從損益表,我們可以很輕易的回答出最前面的提問。

這三個月,小D總共賺了多少錢呢?

營業淨額是$90,000。

這三個月,小D總共花了多少錢吃飯?

為了保持上班體力的伙食費是$16,560,為了保持旅遊體力的伙食費是$1,500。

這三個月來,小D總共賺多少錢?

顯而易見的,是$34,900,而不是$39,900。

我們已經了解小D今年的收支狀況了,接著來看一下資產負債的情況吧。如下圖是小D帳冊的資產負債表。資產負債表主要顯示出「資產」、「負債」、「業主權益」三部分的狀況。

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這邊我們可以驗證一下會計恆等式,資產總額是$39,900,負債總額是$5,000,業主權益是$34,900。

$39,900 = $5,000 + $34,900

順便回答一下文章一開始的提問。

12/31日以後,小D還有沒有欠別人錢?

還有欠$5,000呢。

好了,我們還剩下一個問題,似乎從損益表及資產負債表沒辦法直接看出來。不過,從分類帳(請參考第三張圖)倒是可以看出來。

11/30日以前,小D到底欠了多少錢(負債多少)?

沒有錯,11/30日以前,小D借了$10,000,但是還沒還錢,所以負債是$10,000。

寫到這邊,不知道大家有沒有體會出會計帳的好處了呢?

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