最有生產力的一年:自我管理的實踐

Mr. Monday (UIUI) (Keynes)

最有生產力的一年

 (最有生產力的一年)

 

每年的 MMDays showtime 正好都在年底,所以剛好也可以做個年度的回顧。由於創業以來,實在忙碌,飯沒好好吃,覺沒好好睡,差點把自己的身體給搞壞,實在是折騰。好在我的好兄弟 Sega 適時地跟我提點長談,沒讓我的人生繼續敗壞下去。我有個感觸,雖然創業是一個團體的事情,但卻是個實實在在的個人修行之旅。

 

首先,創業者最需要的不是管理別人,而是管理自己的能力:透過管理自己從而能領導團隊。而自我管理之中,有三個面相,個人在實踐之後認為是比較重要的,分別是:時間管理、目標管理、期望管理。

 

  • 時間管理

 

許多人應該都會有時間不夠用的狀況,因為似乎總有收不完的信、討論不完的會議、做不完的工作。在沒進行時間管理前,我經常是白天一堆會議討論,晚上回到家後還得一一回信回到半夜、凌晨,隔天一早還得拖著疲憊的身體,繼續奮戰。這工作態度的確很好,也是十分有熱忱的表現,但是卻不是最有效率以及聰明的做事方式。並且以這般方式工作,並不能稱得上是在 “享受” 工作,比較可能的是在 “消耗” 自己的熱情跟健康。因此,我決定動手改善這個惡性循環。

 

那我們該如何進行時間管理呢?首先最重要的事情是「記錄」,透過「記錄」每天所做的每一天事情,我們會先客觀地瞭解自己,這樣子做有兩個好處:第一、你對時間的感覺是有認知了,因為你對你每一個即將工作的內容都要做上時間紀錄,這時你就不會 “亂花” 時間了;第二、透過一系列的紀錄,你能夠瞭解自己的生活狀態。大部份的人以為自己是瞭解自己的,實際上我們可能都是自己最熟悉的陌生人,直到我們身體健康狀況出現了警訊後,我們才會意會到「自己」的存在。

 

許多人可能會覺得,如此這般生活,那人生不就變得有點乏味。個人覺得恰恰好是相反的,因為時間被妥善地安排後,得以好好吃飯了,睡眠也比較充足了,工作反而有效率了,因此反而是有更多的時間來安排自己想做的事情。比如說有時間學習讀書了,或是每天有時間可以來鍛鍊運動。因為事情得以妥當安排,無形之中工作上的壓力就會被大幅度地減輕;因為壓力被大幅度地減輕,正向循環就會開始了。

 

時間管理雖然重要,但是我個人認為所謂的「時間管理」不是要大家先設一個目標,然後再把自己套入到那個目標框架下。我們必須要體會到個人的差異,所以時間管理最重要的事情,反而是要像人類學家一般,透過時間上的紀錄先來瞭解自己。舉個例子來說,有些人可能每天只需要睡上 5 個小時就足夠了,但是有些人可能需要睡上 10 個小時才夠,這時我們可以說睡 5 個小時的人比睡 10 個小時的人優秀嗎?所以我們要睡 10 個小時的人向睡 5 個小時的人看齊,因此人生就多出了 5 個小時?這樣子應該是完全搞錯了重點。重點不在於我們花了多少小時工作,重點在於我們花了多少 “有意義” 的小時,完成了多少真正 “有意義” 的產出。沒搞清楚這件事情的話,我們都會很容易變成消耗自己人生熱情的窮忙族。

 

  • 目標管理

 

一旦有前面「時間管理」的基礎上,我們才能談上目標管理。這邊要再次強調,我們要先透過時間管理,瞭解「自己」,瞭解自己就是瞭解了人跟人之間的差異,一旦有了這層認識後,我們才能來設定「目標」。近代管理學上,總是喜歡讓大家先設個目標,然後想盡辦法讓自己達成這個目標,完全忽略了個體上的差異。

 

這類作法在工業時代的勞力密集生產方式,或許是有效的,但是當我們進化到靠腦力來做協同合作的互聯網世界時,可能這套理論就不是這麼好使了。在這個互聯網所引導出來的新時代,每一個人只要充分地認識自己的長處後,都有迅速崛起的機會。所以上個世紀的齊頭式教育,讓每個人追求一樣的目標,一樣的分數,在現在的競爭態勢下,將會逐漸變得不是很受用。

 

而設定目標上,我們總要有個具體的數字或是成果,這樣子也方便自己衡量跟改善。如果自己個人的努力目標跟公司的成長目標是吻合的,那是最好的狀況;如果不是的話,那建議要好好重新思考一下人生的規劃。因為在這個變動非常快的年代,公司的壽命越來越短,是目前全球的大趨勢,因此你目前所服務的公司,其壽命有非常大的機會是比你人生的壽命還要短上不少。因此,這促使每一個人都必須要認真回頭想想自己最終想要成為什麼樣的人?並因此規劃出在每段工作經歷中,所期望獲得的成長。(這邊厚顏地推薦大家可以看筆者之前關於履歷表的想法:https://goo.gl/osxXTz

 

當然如果現在真得想不出來的話,那我建議,可以退到上一步「時間管理」,你可能需要的是先透過「紀錄」來多多瞭解你自己,只有瞭解了自己,才能做到合適的「目標管理」。

 

目標管理無論是在比較大的維度上,或是比較小的維度上,都可以避免讓自身陷入「自動導航」模式。什麼叫做自動導航模式呢?就是針對外界的任何刺激,毫不思考地就做出了反應,這在我們互聯網通訊十分方便的年代,大家特別容易染上這個毛病。比如說看到 LINE 有訊息進來了,得馬上回覆;看到 FB 上有人打招呼了,得馬上回覆;看到 Email 有新信件了,得馬上回覆。如此一般地處在「消除未讀訊息」的焦慮之上,然後一整天大部份的時間就耗在這些看似非常有效率的「協作」/「溝通」軟體之上,實際上可能無論是在「協作」或是「溝通」上的效果都未必因為及時地回應有什麼實際的提升。

 

另外一種「自動導航」模式,就是針對任何進來的「任務」都毫不經考慮地承接了。比如說當客戶告知你需要 XXOO 時,你說好;當老闆告知你,需要你做出 OOXX 報告時,你也說好;當同事告知你,等會得開個會時,你也說好。每一個跑進來的任務,實際上跟要達成的目標可能一毛關係都沒有,但是在「自動導航」的情況下,時間就這樣子被消耗掉了。

 

不過這可不是說不要大家去利用 FB / LINE / Email 來加快組織內部的溝通,或者說老闆或是同事的請求大家就不給予理會,而是要大家去瞭解我們如果不好好「經營」自己的時間的話,每日「漫無目標」地生活的話,那麼每日生活中會有許多時間小偷,會一分一秒地將你本來就十分有限的時間毫不客氣地全部搬走,導致你長期以來一事無成。而反制「自動導航」的唯一方式,就是你自己必須要有意識、有安排地來處理這些進來的任務,有時候甚至必須要積極、並有技巧地來反向管理客戶、老闆、同事的需求,讓大家來協助你達成目標。

 

  • 期望管理

 

當我們透過「時間管理」以及「目標管理」改善工作的狀況後,因為運用得宜,開始時常能夠達成所設定的目標,所以對於目標達成的期望自然也就會越來越大,這是十分正常的。然而當工作的內容越來越複雜,挑戰越來越高時,完美達到目標的情況可能就會逐步遞減了。因此,我們要試著管理自己的期望。這世界現在變化的速度太快了,有時候根本也不在於個人的能力問題,而是在於環境時空的改變。這時如果一個人無論如何,都無視於外在環境的變動,執著於之前所設定的目標,期望透過積極努力來奮力達成,那在這個時代有極大的機會會大失所望。

 

那意思是說我們對於原本設定的目標就不該積極努力奮鬥了嗎?這絕對不是這個意思。我的意思是,我們必須要理解到在這個巨變的時代中,個人的力量是十分渺小的。尤其是努力上進的優秀人才,因為一開始總能一次次地達成之前所設定地目標,因此很容易逐步陷入自我膨脹,最後認為人定勝天。在這個情況下,很容易地忽略了外在環境的變化。而在這快速變化的年代,「活在當下」的能力反而是十分重要的。(這邊厚顏地推薦筆者另外一篇短文分享:https://goo.gl/qUq8wz

 

另外,我們時常會錯用「將心比心」,也就是說,當自己能夠時常達成目標時,對於其他不能達成目標的夥伴或是下屬,總是先入為主地認為是「能力」上出了問題。這就跟上方面描述的狀況很像,因為在這個巨變的時代,極有可能是其他的因素導致,所以相關的因素有可能是原本的目標已經不合適了,但當然也有可能真的純粹是團隊的能力不夠。而無論是哪種狀況,我們都應該要去瞭解真實的狀況,去修正我們的「期望」;而不是依然設定一樣的「期望」,拿自己的頭一再蠻力地去衝撞現實的壁壘進而期望有所突破。以目前媒體界的狀況來做譬喻的話,就有點像是電視節目製作團隊製作節目時達不到設定的收視率,主管覺得一定是製作團隊不用心,但是目前最大的原因可能是看電視的人變少了,因此這就跟節目製作團隊用心程度無關了。

 

所以人不如意之事,十常八九,這時我們還是要回歸到人生的「目標管理」上,無論是失敗或是成功,我們只要問問,我們是否還朝著自己所設定的「方向」繼續前進呢?如果是的話,那麼即使目前未達期望,這中間的歷程也能為你指出如何繼續往前的契機。

 

  • 結論

 

總的來說,我們是先透過「時間管理」來理解自己所擁有的 “資源”,然後透過「目標管理」試圖創造 “人生中的增量”,隨後透過「期望管理」來修正自己的心態,並做出合適的調整。最後,雖然這三個面相,看似僅能適用在個人層次之上,但是或許放大到組織上、公司上,也能獲得相當的啟發。所以我們每個人最迫切需要的或許不是管理別人的能力,而是管理自己的能力;透過 “管理” 我們自己時,自然就能發揮對別人的影響力。

 

最後的最後,感謝一下我的朋友 Eugene 推薦了我「最有生產力的一年」這本書,從實踐當中,我獲得了相當的啟發。友直、友諒、友多聞,很高興我在人生的旅途上得以認識許多擁有智慧的夥伴,透過跟他們的學習我得以精進改善,也希望這篇分享對大家多少能有些幫助。

 

祝福各位在 2017 都將擁有最有生產力的一年:)

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